Persuratan menjadi hal yang tak terlepas dari aktivitas keseharian instansi pemerintah. Surat-menyurat menjadi media komunikasi tertulis antar instansi pemerintah ataupun masyarakat, sehingga surat masih menjadi rujukan utama pada setiap aktivitas di instansi pemerintah.
Saat ini, persuratan di instansi pemerintah secara umum masih berjalan manual. Sementara hal tersebut tidak seimbang dengan intensitas persuratan yang makin tinggi dan menuntut kecepatan waktu.
Tahukah Anda? sistem manual berimbas pada proses pencarian surat yang membutuhkan waktu lama. Hal ini berimbas pada manajemen arsip persuratan di instansi pemerintahan yang tidak efisien. Masalah akan semakin kompleks ketika anggaran belanja membengkak untuk membeli kertas demi menunjang aktivitas persuratan.
Selain hal itu, instansi pemerintah perlu menyiapkan ruangan dan pegawai khusus untuk menyimpan surat dan melakukan pendataan secara manual. Sudahkah Anda membayangkan betapa rumitnya mengurus hal ini?
Mari berpikir sejenak. Pada saat ini, kecepatan menjadi hal sensitif dalam kinerja instansi pemerintah. Masyarakat telah merubah pola pandangnya. Makin cepat instansi pemerintah bekerja maka kinerja instansi tersebut semakin baik. Hal ini tentu menjadi sebuah sugesti bagi instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi kinerjanya. Selaras dengan masalah diatas, maka administrasi persuratan secara manual harus segera dicarikan solusinya.
Kemajuan teknologi menjadi bagian tak terpisahkan dari masalah diatas. Sistem Persuratan Elektronik menjadi solusi yang dapat diterapkan pada kondisi tersebut. Berikut beberapa manfaat yang diperoleh bila menerapkan Sistem Persuratan Elektronik:
1. Pengarsipan Surat Secara Elektronik
Kini tidak perlu khawatir risiko kehilangan dan kerusakan dokumen surat akibat menumpuknya dokumen surat atau kejadian diluar dugaan di kantor. Semua surat dapat diarsipkan secara elektronik. Selain itu kantor juga lebih tertata rapi dengan adanya Sistem Persuratan Elektronik.
2. Menghemat Anggaran Belanja
Menerapkan sistem elektronik pada persuratan dapat menghemat kertas untuk meng-copy disposisi dan mencetak surat. Apabila semua instansi telah menerapkan sistem elektronik dalam persuratan, maka ongkos kirim surat pun akan semakin berkurang. Alhasil, anggaran belanja untuk membeli kertas dan mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik.
3. Disposisi dimanapun dan kapanpun
Jika dulu pimpinan harus berada di kantor untuk melakukan disposisi, kini dengan Sistem Persuratan Elektronik pimpinan dapat langsung mendisposisikan surat secara online kepada staf yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi penghalang kinerja organisasi.
4. Mempercepat Pencarian Dokumen Surat
Mencari surat tidak lagi memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi dan dokumen surat akan muncul di layar komputer secara cepat.
5. Koordinasi Semakin Mudah
Kecepatan dalam proses disposisi akan memudahkan staf untuk berkoordinasi dalam mengerjakan tugasnya.
6. Memudahkan Tracking Disposisi
Sampai dimana surat yang didisposisi? Apakah disposisi surat sudah dibaca? Semua pertanyaan tersebut dengan mudah dijawab dengan tracking disposisi.
7. Perkembangan Bisnis
Berdasarkan dari survey YouGov manajer dan direktur lebih menghemat 30% waktu saat menggunakan Sistem Persuratan Elektronik.
Ketujuh manfaat tersebut dapat meningkatkan efisiensi kerja instansi pemerintah. Alhasil, konsep e-Government dapat berjalan dengan maksimal dan pemerintah dapat memberikan pelayanan publik yang maksimal kepada masyarakat.
WAN Solution adalah Perusahaan yang menyediakan Aplikasi Sistem Persuratan yang profesional menggunakan teknologi terbaru yang mudah dikembangkan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi pemerintahan atau pun perusahaan swasta.
Dengan memiliki fitur utama Aplikasi Sistem Persuratan dapat membantu dan menjadi solusi, ada pun fitur fiturnya sebagai berikut :
SURAT MASUK
Pencatatan Surat Masuk dari instansi lain dilengkapi atribut surat, upload dokumen dan tujuan penerima
DISPOSISI
Pendistribusian Surat dan pemberian tindakan Surat ke akun penerima langsung dari Aplikasi Sistem Persuratan
EKSPEDISI
Rincian alur pendistribusian Surat dan riwayat perjalan Surat di internal kantor
SURAT KELUAR
Pencatatan Surat Keluar yang ditujukan ke instansi lain beserta dengan atribut surat dan upload dokumen
KONSEP SURAT
Rancangan atau Surat Keluar dapat dibuat langsung dari Aplikasi Sistem Persuratan
KORESPONDENSI SURAT
Penyesuaian relasi keterkaitan antara Surat Masuk dan Surat Keluar
SURAT INTERNAL
Kebutuhan pendistribusian Surat Resmi dilingkungan internal kantor langsung dari Aplikasi Sistem Persuratan
PENOMORAN OTOMATIS
Pemberian nomor Surat Keluar dan nomor agenda Surat Masuk dengan pengaturan format yang flexible
ASISTENSI MONITORING
Sekretaris dapat dengan mudah memantau Surat Masuk maupun Disposisi pimpinan
Dan Fitur lainnya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau pun instansi anda.
untuk informasi lebih lanjut hubungi kami di no yang tertera di website ini.
Salam Sukses
WAN Solution
